Quanto custa um funcionário CLT para a empresa? Cálculo completo com exemplo
Este artigo faz parte do guia Folha de pagamento.
Antes de contratar, é essencial saber quanto custa um funcionário de verdade. O salário é só uma parte: a empresa também paga 13º, férias, FGTS e, dependendo do regime tributário, contribuições previdenciárias que podem passar de 27% da remuneração.
Faça a conta com os seus números na nossa calculadora de custo de funcionário.
O que compõe o custo de um funcionário CLT
Custos que todas as empresas têm
- 13º salário: um salário extra por ano, o que equivale a provisionar 1/12 do salário por mês.
- Férias + 1/3: 30 dias de descanso remunerado com adicional de um terço, ou 1/12 × 4/3 do salário por mês.
- FGTS: 8% sobre o salário, o 13º e as férias, depositado pelo FGTS Digital (abre em nova aba).
Custos que dependem do regime tributário
- INSS patronal (CPP): 20% sobre a remuneração.
- RAT/SAT: de 1% a 3%, conforme o risco da atividade, ajustado pelo FAP (que pode reduzir à metade ou dobrar a alíquota).
- Terceiros (Sistema S, salário-educação, Incra, Sebrae): cerca de 5,8% na maioria das empresas de comércio e serviços.
Empresas do Simples Nacional nos Anexos I, II, III e V não pagam esses encargos à parte — eles já estão dentro do DAS. No Anexo IV (como construção civil, vigilância, limpeza e advocacia), a empresa paga a CPP de 20% e o RAT, mas não os terceiros. No Lucro Presumido e no Lucro Real, todos entram na conta.
Quanto custa um funcionário com salário de R$ 2.500
Valores mensais, considerando as provisões de 13º e férias, RAT de 2% e terceiros de 5,8%:
| Item | Simples (Anexos I, II, III e V) | Simples (Anexo IV) | Lucro Presumido ou Real |
|---|---|---|---|
| Salário | R$ 2.500,00 | R$ 2.500,00 | R$ 2.500,00 |
| 13º salário (provisão) | R$ 208,33 | R$ 208,33 | R$ 208,33 |
| Férias + 1/3 (provisão) | R$ 277,78 | R$ 277,78 | R$ 277,78 |
| FGTS 8% | R$ 238,89 | R$ 238,89 | R$ 238,89 |
| INSS patronal, RAT e terceiros | — | R$ 656,94 | R$ 830,14 |
| Custo mensal | R$ 3.225,00 | R$ 3.881,94 | R$ 4.055,14 |
| Acréscimo sobre o salário | +29% | +55% | +62% |
| Custo anual | R$ 38.700,00 | R$ 46.583,33 | R$ 48.661,67 |
Os encargos incidem sobre a base de R$ 2.986,11 (salário + 13º + férias com 1/3).
Custos que não aparecem na conta acima
- Vale-transporte: a empresa paga o que passar de 6% do salário-base do funcionário.
- Vale-refeição ou alimentação, plano de saúde e outros benefícios: obrigatórios só quando previstos em convenção coletiva, mas comuns no mercado.
- Exames ocupacionais, uniformes e EPIs.
- Rescisão: na demissão sem justa causa, há multa de 40% sobre o saldo do FGTS e aviso prévio. Muitas empresas provisionam cerca de 3% a 4% ao mês para isso.
- Horas extras, adicional noturno e insalubridade, quando houver.
Exemplo comparando regimes tributários
O custo de um funcionário muda muito conforme o regime da empresa:
| Encargo | Simples Nacional (Anexos I, II, III e V) | Simples (Anexo IV) / Presumido / Real |
|---|---|---|
| INSS patronal (20%) | Incluído no DAS | Pago à parte |
| RAT e terceiros | Incluídos no DAS | Pagos à parte (cerca de 6% a 9%) |
| FGTS (8%) | Pago | Pago |
| Férias + 1/3 e 13º | Provisionados | Provisionados |
Por isso, a mesma contratação pode custar bem mais para uma empresa do Lucro Presumido do que para uma do Simples. Simule no calculador de custo de funcionário.
Custos de entrada e de saída
- Admissão: exame admissional, uniformes, treinamento, equipamentos.
- Desligamento sem justa causa: aviso prévio (trabalhado ou indenizado), saldo de salário, férias e 13º proporcionais e multa de 40% sobre o FGTS.
Planejar esses custos evita surpresas no caixa.
CLT, PJ ou estágio?
Cada forma de contratação tem regras próprias. Contratar como PJ alguém que trabalha com subordinação, horário e pessoalidade caracteriza vínculo empregatício, com risco de condenação trabalhista. Estágio exige vínculo com instituição de ensino e termo de compromisso. Na dúvida, fale com o Departamento Pessoal.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?
Além do salário, considere FGTS (8%), férias com 1/3, 13º, vale-transporte (com desconto de até 6% do salário) e, fora do Simples, INSS patronal, RAT e terceiros. O custo total costuma ficar bem acima do salário — use o nosso calculador.
Empresa do Simples paga INSS patronal?
Na maioria dos anexos, não separadamente: a contribuição patronal já está no DAS. A exceção é o Anexo IV (por exemplo, construção, limpeza, vigilância e advocacia).
O vale-refeição é obrigatório?
Depende da convenção coletiva da categoria. Quando previsto, é obrigatório; o PAT pode trazer benefícios fiscais para empresas do Lucro Real.
Qual o custo de demitir um funcionário?
Depende do tempo de casa e do tipo de desligamento. Sem justa causa, inclui aviso prévio, férias e 13º proporcionais e multa de 40% do FGTS.
Como reduzir o custo da folha sem riscos
- Revise o regime tributário: para empresas com folha alta, o Simples Nacional pode economizar o INSS patronal. Veja como escolher o regime tributário e o Fator R.
- Confira o RAT e o FAP: o enquadramento errado da atividade é um erro comum e pode ser corrigido.
- Estruture benefícios com eficiência fiscal, como o PAT para alimentação.
- Evite a "pejotização" irregular: contratar como PJ quem trabalha como empregado gera passivo trabalhista e previdenciário.
Algumas atividades ainda passam pela transição da desoneração da folha (Lei 14.973/2024), com regras próprias até 2027. Nesses casos, o cálculo é diferente — fale com a gente.
Quer saber o custo exato da sua equipe? Nossa equipe de Departamento Pessoal faz a simulação completa para o seu caso.
Organização Luzitana de Contabilidade — escritório de contabilidade na Consolação, São Paulo, há mais de 70 anos. Conheça a empresa.
