Calendário do Departamento Pessoal: prazos de salário, eSocial, FGTS e 13º

Calendário do Departamento Pessoal: prazos de salário, eSocial, FGTS e 13º

Este artigo faz parte do guia Folha de pagamento.

Perder um prazo trabalhista gera multa, juros e, muitas vezes, desgaste com a equipe. Por isso, o calendário do Departamento Pessoal é fixo: ele se repete todo mês e soma algumas datas anuais. Este guia reúne os prazos que valem para a maioria das empresas — convenções coletivas podem trazer regras adicionais para o seu sindicato.

Para ver as datas do mês atual já ajustadas a fins de semana e feriados, use a nossa agenda de obrigações.

Prazos mensais

Salário até o 5º dia útil

A CLT (art. 459) (abre em nova aba) determina que o salário mensal seja pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado. Pela orientação do Ministério do Trabalho, o sábado conta como dia útil nessa contagem; domingos e feriados, não. Muitas empresas também pagam adiantamento quinzenal, quando previsto em contrato ou convenção.

eSocial no dia 15 e DCTFWeb até o fim do mês

Todas as informações da folha (salários, descontos, afastamentos) são enviadas ao eSocial (abre em nova aba) até o dia 15 do mês seguinte. Se esse dia não for útil para fins fiscais, o fechamento (S-1299) prorroga para o próximo dia útil — já as exceções (dia 7, para MEI e segurado especial, e dia 20 de dezembro, para o 13º) antecipam para o dia útil anterior. O fechamento alimenta a DCTFWeb, que apura as contribuições previdenciárias e gera a guia de pagamento: a transmissão da declaração é devida até o último dia útil do mês seguinte, e o DARF é pago até o dia 20. Admissões têm prazo próprio: o evento de admissão deve ser enviado até o dia anterior ao início do trabalho.

INSS, IRRF e FGTS no dia 20

• INSS: pago pelo DARF emitido na DCTFWeb.
• IRRF: imposto de renda retido dos salários, também informado a partir do eSocial.
• FGTS: desde março de 2024, o recolhimento é feito pelo FGTS Digital, com vencimento no dia 20 (antes era o dia 7).

Quando o dia 20 cai em fim de semana ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

Prazos de eventos do contrato

Férias

• Aviso ao funcionário: com pelo menos 30 dias de antecedência.
• Pagamento: salário das férias mais o adicional de 1/3 até 2 dias antes do início.
• Período concessivo: as férias devem ser concedidas em até 12 meses depois de completado o período aquisitivo. Fora desse prazo, a lei manda pagar em dobro.

Rescisão

As verbas rescisórias e a entrega dos documentos devem ocorrer em até 10 dias contados do fim do contrato, qualquer que seja o tipo de aviso prévio. O atraso gera multa equivalente a um salário do empregado, prevista no art. 477 da CLT.

Afastamentos

Afastamentos por doença, acidente ou licença-maternidade também precisam ser informados ao eSocial, em prazos curtos. Afastamento por acidente de trabalho exige a CAT até o primeiro dia útil seguinte ao acidente (imediatamente, em caso de morte).

Prazos anuais

• Informe de rendimentos aos funcionários: até o último dia útil de fevereiro.
• 1ª parcela do 13º salário: até 30 de novembro (ou junto com as férias, se o funcionário pedir em janeiro).
• 2ª parcela do 13º salário: até 20 de dezembro, com os descontos de INSS e IRRF.
• Data-base da categoria: aplicação do reajuste definido na convenção coletiva.
• Saúde e segurança: exames periódicos do PCMSO e atualização do PGR conforme o cronograma da empresa.

A DIRF, a RAIS e o Caged deixaram de existir como declarações separadas: essas informações agora saem do eSocial e da EFD-Reinf. Isso torna ainda mais importante enviar a folha correta todo mês.

Prazos que mais geram multas (e como evitar)

1. Registro do empregado antes do primeiro dia de trabalho. O evento de admissão deve ser enviado ao eSocial antes do início das atividades. Contratar "para testar" sem registro gera multa por empregado e risco trabalhista.
2. Pagamento das verbas rescisórias em até 10 dias contados do fim do contrato, com envio dos eventos de desligamento. O atraso gera multa em favor do empregado equivalente a um salário (CLT, art. 477).
3. Férias pagas até 2 dias antes do início do descanso. O pagamento fora do prazo pode obrigar a empresa a pagar as férias em dobro, conforme o entendimento da Justiça do Trabalho.
4. Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) em dia: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional.
5. 13º salário nos prazos de 30 de novembro e 20 de dezembro.

Eventos do eSocial que o DP precisa acompanhar

Os prazos detalhados estão no Manual de Orientação do eSocial e podem ser ajustados pelo governo. Na nossa agenda fiscal, cada vencimento mensal tem uma explicação completa.

Como montar o calendário na prática

• Use uma única agenda compartilhada entre empresa e contabilidade, com lembretes 3 dias antes de cada prazo.
• Defina o dia de fechamento do ponto (por exemplo, dia 25) para que horas extras e faltas entrem na folha.
• Programe as férias com pelo menos 30 dias de antecedência, como exige a CLT para o aviso ao empregado.
• Baixe a agenda em .ics na nossa ferramenta e importe no Google Agenda ou no Outlook.

Como a Luzitana cuida do seu Departamento Pessoal

Assumimos admissões, folha, férias, rescisões, eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb, com calendário próprio para cada cliente. Conheça a folha de pagamento da Luzitana e veja quanto custa um funcionário CLT.

Perguntas frequentes

Qual o prazo para pagar o salário?
Até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, contando o sábado como dia útil e excluindo domingos e feriados (CLT, art. 459).

Qual o prazo do FGTS?
Com o FGTS Digital, o depósito mensal vence até o dia 20 do mês seguinte, antecipado se não for dia útil.

Quando pagar as férias?
O pagamento das férias, com o terço constitucional, deve ser feito até 2 dias antes do início do período de descanso.

Qual o prazo para pagar a rescisão?
As verbas rescisórias devem ser pagas em até 10 dias contados do término do contrato, qualquer que seja o tipo de aviso prévio.

Como organizar o calendário do Departamento Pessoal

1. Centralize as datas em um calendário único, com alertas alguns dias antes.
2. Feche a folha cedo: envie ponto, faltas e horas extras ao DP na primeira semana do mês.
3. Confira os feriados do município — eles mudam a contagem do 5º dia útil e antecipam guias.
4. Conte com um Departamento Pessoal especializado. Na Luzitana, a folha de pagamento é feita com conferência dupla e os prazos são controlados por nós.

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Equipe Luzitana

Organização Luzitana de Contabilidade — escritório de contabilidade na Consolação, São Paulo, há mais de 70 anos. Conheça a empresa.