Certidão negativa de débitos (CND): como emitir e regularizar pendências
Este artigo faz parte do guia Trocar de contador.
Licitação, financiamento, venda de imóvel, contrato com grande empresa: em todos esses momentos alguém vai pedir a certidão negativa de débitos. Descobrir uma pendência na véspera pode atrasar um negócio importante.
Principais certidões negativas de débitos
| Certidão | Órgão | Onde emitir |
|---|---|---|
| Certidão de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União | Receita Federal e PGFN | Site da Receita Federal |
| Certidão estadual | Secretaria da Fazenda e Procuradoria do estado | Site da Sefaz/PGE |
| Certidão municipal (tributos mobiliários) | Prefeitura | Site da Prefeitura |
| CRF — Certificado de Regularidade do FGTS | Caixa | Site da Caixa |
| CNDT — Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas | Justiça do Trabalho | Site do TST |
Negativa, positiva e positiva com efeito de negativa
- Negativa: não há débitos.
- Positiva: há débitos exigíveis — impede a regularidade.
- Positiva com efeito de negativa: há débitos, mas parcelados, garantidos ou com exigibilidade suspensa (por decisão judicial, por exemplo). Tem o mesmo efeito da negativa.
Por que a certidão sai positiva
- Impostos em atraso (DAS, DARF, guias estaduais e municipais);
- declarações não entregues (omissões geram pendência mesmo sem imposto a pagar);
- divergências entre o declarado e o pago;
- parcelamentos em atraso;
- débitos inscritos em dívida ativa.
Como regularizar
- Consulte o relatório de situação fiscal no e-CAC (federal) e os extratos dos demais órgãos;
- entregue declarações omissas;
- pague ou parcele os débitos — veja DAS atrasado;
- corrija divergências com retificações ou pedidos de revisão;
- emita a certidão novamente.
Dicas
- Emita as certidões mensalmente para descobrir pendências cedo;
- mantenha a contabilidade com acesso ao e-CAC (procuração eletrônica);
- planeje: alguns procedimentos de regularização levam dias.
Quando a certidão negativa de débitos é exigida
- Licitações e contratos com o poder público;
- financiamentos e linhas de crédito com bancos públicos;
- venda de imóveis da empresa e algumas operações societárias;
- grandes clientes, em processos de homologação de fornecedores;
- benefícios fiscais e programas governamentais.
Ter a certidão sempre válida evita perder oportunidades por prazo.
Exemplo prático
Uma empresa de manutenção vai participar de uma licitação e descobre, ao emitir a certidão federal, que uma DCTFWeb de dois anos antes não foi entregue. Mesmo sem imposto em aberto, a omissão impede a certidão negativa. A solução é transmitir a declaração em atraso, pagar a multa por atraso na entrega e emitir a certidão novamente — algo que pode levar alguns dias. Quem emite as certidões todo mês descobre essas pendências com folga.
Perguntas frequentes
Qual a validade da certidão negativa?
Varia por órgão; a federal, por exemplo, tem validade de alguns meses. Confira a data no próprio documento.
Empresa com parcelamento consegue certidão?
Sim, a positiva com efeito de negativa, desde que as parcelas estejam em dia.
Declaração atrasada impede a certidão?
Sim. A falta de entrega de declarações gera pendência, mesmo sem imposto devido.
A certidão negativa de débitos pode ser emitida pela internet?
Sim. As certidões federal, estadual, municipal, do FGTS e trabalhista são emitidas gratuitamente nos sites dos respectivos órgãos.
Conclusão
Certidão negativa é sinal de empresa organizada. A Luzitana monitora pendências e regulariza a situação fiscal — inclusive na troca de contador, quando herdamos pendências do escritório anterior.
Conteúdo informativo, revisado pela equipe da Luzitana Contabilidade. As regras tributárias mudam com frequência: consulte um contador antes de tomar decisões para a sua empresa.
Fontes oficiais: Receita Federal (abre em nova aba), PGFN — Regularize (abre em nova aba), Certidão de débitos trabalhistas — TST (abre em nova aba), FGTS Digital — Ministério do Trabalho (abre em nova aba), Secretaria da Fazenda de SP (abre em nova aba), Prefeitura de São Paulo (abre em nova aba).
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